Surat Resmi

Surat adalah suatu sarana komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak itu disebut surat-menyurat atau korespondensi. Dengan kata lain, surat-menyurat itu merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis (Arifin, 2006:8).
Meskipun manusia telah menemukan peralatan yang canggih dalam teknologi komunikasi modern seperti radio, telepon, televisi, surat tetap diperlukan. Munculnya alat-alat canggih tersebut tidak mungkin menghilangkan peran surat sebagai sarana komunikasi tertulis. Sebab itu, surat memiliki kelebihan tersendiri. Finoza (1991:5) mengemukakan kelebihan surat seperti berikut:


a. Surat merupakan bukti otentik atau bukti ”hitam di atas putih”.
b. Biaya pengirimannya relatif murah jika dibandingkan dengan pembicaraan telepon jarak jauh.
c. Surat juga lebih menjamin kerahasiaan.
d. Penyampaian maksud melalui surat terasa lebih formal jika dibandingkan dengan penyampaian secara lisan.
2.1.2 Fungsi Surat
Selain sdbagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai berikut:
a. alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan;
b. alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian
c. alat untuk mengingat, misalnya surat-surat yang diarsipkan;
d. bukti historis, misalnya surat-surat yang bersejarah;
e. pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah.
(Arifin, 2006:8).
Secara khusus, Arifin (dalam Rahardi, 2008:17) menjelakan bahwa fungsi surat-surat dinas sebagai berikut:
a. Surat dinas sebagai bukti nyata hitam di atas putih terutama untuk surat-surat perjanjian.
b. Surat dinas sebagai alat pengingat kerena surat dapat diarsipkan dan dapat dilhat lagi jika diperlukan.
c. Surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi.
d. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi.
e. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas dari pengirimnya.
Berdasarkan fungsi surat-surat di atas maka dapat dikemukakan kekurangan-kekurangan yang dimiliki oleh sebuah surat. Kekurangan-kekurangan yang dimaksud adalah sebagai berikut:
a. pengirim memerlukan waktu yang lama untuk mendapatkan balasan,
b. ada kemungkinan surat salah alamat atau terlambat tiba di alamat tujuan,
c. memungkinkan adanya kesalahpahaman antara penulis dan pembaca,
d. ketidaklengkapan unsur suprasegmental dan tanda baca menyebabkan isi surat sulit dipahami,
e. hanya sedikit yang diungkapkan karena keterbatasan halaman,
f. penulis dan pembaca surat dituntut menguasai bahasa tulis yang memadai,
g. harus ada pembawa.