Keterangan:
1. Kepala surat
2. Tanggal surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal atau perihal surat
6. Alamat
7. Salam pembuka
8. Isi
9. Salam Penutup
10. Status/jabatan, tanda tangan, nama jelas
11. Tembusan
12. Inisial
Keterangan yang lebih jelas mengenai bagian-bagian surat tersebut diuraikan satu per satu di bawah ini.
1 Penulisan Kepala Surat
Sesuai dengan namanya, kepala surat selalu terletak di bagian atas isi surat. Kepala surat yang lengkap terdiri atas (1) nama instansi, (2) alamat lengkap, (3) nomor telepon, (4) nomor kontak pos, (5) alamat kawat, dan (6) lambang dan logo.
Nama instansi ditulis dengan huruf kapital. Alamat instansi, termaksud di dalamnya telepon, kontak pos, dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kata kapital, kecuali kata tugas.
Contoh:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Jalan Dr. Setiabudi Nomor 229 Bandung-40154 Telepon (022)2013163 – 3013164)
faksimile (022) 20133651 E-mail: inter@proxl.ikip-bdg.ac.id
Untuk perusahaan, dapat ditambahkan nama cabang dan nama bankirnya.
Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Nama instansi jangan disigkat, misalnya Biro Diklat, Depdikbud, Badan Bimas, tetapi Biro Pendidikan dan Pelatihan, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Badan Bimbingan Masyarakat.
b. Kata jalan jangan disingkat menjadi Jln. atau Jl., tetapi Jalan
c. Kata Telepon hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun, atau terpun dan jangan pula disingkat menjadi Tlp., Tilp., atau Telp.
d. Kata kotak pos hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Kotak Pos dan jangan disingkat K.Pos atau Katpos. Demikian pula, jangan digunakan P.O. Box atau Post Office Box.
e. Kata alamat kawat hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Alamat Kawat dan jangan digunakan Cable Anddress.
f. Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai tanda titik dua (:), sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik pada setiap hitungan tiga angka karena bukan merupakan suatu jumlah.
2 Penulisan Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Setelah angka tahun tidak diikuti tanda baca apapun, seperti tanda titik, tanda koma, titik dan garis hubung. Selain itu, perlu diperhatikan hal berikut:
Sebelum tanggal surat tidak dicantumkan nama kota, karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat
a. Nama bulan jangan ditulis dengan angka, tetapi dengan huruf. Nama bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat, dan ditulis dengan cermat, misalnya Januari, Februari, Agustus atau November, bukan Jan, Feb, atau Nov.
b. Nama bulan hendaklah ditulis dengan cermat, misalnya Februari, November, bukan Pebruari, Nopember
Contoh penulisan tanggal surat.
KEPALA SURAT
22 Oktober 1986
Contoh kesalahan penulisan tanggal surat
KEPALA SURAT
Jakarta, 04 Juli 1985
Kesalahan penulisan tanggal surat seperti tertera di atas adalah sebagai berikut:
a. Pencatuman nama kota diiringi tanda koma, angka tanggal yang diikuti oleh tanda hubung, nama bulan yang ditulis dengan angka diiringi tanda hubung dan angka tahun (Jakarta, 22-3-1990)
b. Pencantuman nama kota diikuti tanggal, bulan, tahun yang diikuti oleh tanda titik koma (Jakarta 22 Maret 1990;)
c. Tanggal yang diikuti nama bulan dan tahun yang disingkat (22 Mrt 1990)
d. Tanggal yang diikuti tanda titik, diikuti nama bulan yang ditulis dengan angka dan diikuti angka tahun yang disingkat (22.04.98)
3 Penulisan Nomor Surat, Lampiran Surat, dan Perihal
Kata Nomor, Lampiran, dan Perihal diawali huruf kapital dan diikuti tanda titik dua. Penulisan kata Nomor, Lampiran, dan Perihal dapat disingkat menjadi No., Lamp., dan Hal., tetapi harus taat asas.
Nomor surat dan kode dibatasi garis miring, tanpa spasi, dan tidak diakhiri tanda baca apa pun.
Nomor Surat Salah Nomor Surat Benar
Nomor: 110/U/PPHPBI/2006.= Nomor: 110/U/PPHPBI/2006
No.: 110/U/PPHPBI/2006.= No.: 110/U/PPHPBI/2006
Nomor: 007/KSH-1/IV/2001
Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring, tetapi dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula, isi kode surat tidak harus dengan huruf, tetapi dapat pula dengan angka. Misalnya:
Nomor: 10.10.3.03.90 atau
No. : 10-10-3-03-90
Kata Lampiran ditulis jika ada yang dilampirkan. Jika tidak ada, kata Lampiran tidak ditulis. Jumlah barang ditulis dengan huruf jika satu atau dua kata dan dengan angka jika lebih dari dua kata. Awal kata ditulis dengan huruf kapital dan tidak diakhiri dengan tanda baca lain.
Contoh Salah Contoh Benar
Lampiran: 5 (lima) berkas Lampiran: Lima berkas
Lamp.: 2 (dua) eksemplar Lamp.: Dua eksemplar
Kata Perihal diikuti tanda titik dua dan pokok surat diawali dengan huruf kapital tanpa diakhiri tanda baca lain. Pokok surat harus menggambarkan isi surat.
Contoh Salah
Perihal : Permohonan Tenaga Pengajar untuk memberikan kuliah pada Kursus Penyegaran Ujian Dinas Tingkat III Departemen A
Hal : Permohonan Tenaga Pengajar untuk memberikan kuliah pada Kursus Penyegaran Ujian Dinas Tingkat III Departemen A
Perihal : EDARAN PENYERAGAMAN BENTUK SURAT
Hal : EDARAN PENYERAGAMAN BENTUK SURAT
Contoh Benar
Perihal : Permohonan tenaga pengajar
Hal. : Permohonan tenaga pengajar
Perihal : Penyeragaman bentuk surat
Hal. : Penyeragaman bentuk surat
4 Penulisan Alamat Surat
Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. Bentuk yang pertama adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan bentuk yang kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas dibawah bagian Hal atau sebelum kata pembuka.
Penulisan alamat surat di sebelah kiri atas itu lebih menguntungkan daripada di sebelah kanan atas karena kemungkinan pememnggalan tidak ada hingga alamat yang panjang pun dapat dituliskan.
Penulisan Alamat Surat
a. Penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap, sesuai dengan kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan (pemilik nama)
b. Nama diri penerima surat diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.
c. Penulisan alamat penerima surat juga harus lengkap dan cermat serta informatif.
d. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup dituliskan Yth. dengan huruf awal huruf kapital disertai tanda titik singkatan itu. Penggunaan kata Kepada berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan arah. Apalagi kalau diingat bahwa alamat pengirim tidak didahului kata dari yang berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan asal.
e. Kata sapaan seperti ibu, bapak, saudara, digunakan pada alamat surat sebelum nama penerima surat. Jika digunakan nama bapak pada awal penerima, kata itu hendaknya ditulis penuh, yaitu Bapak, dengan huruf awal huruf kapital dan tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu. Kata saudara cukup ditulis Sdr. Dengan huruf awal huruf kapital dengan tanda titik pada akhir singkatan itu. Kata ibu hendaklah ditulis penuh Ibu dengan huruf awal huruf kapital tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu.
f. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr. dr. Ir. atau Drs. atau memiliki pangkat, seperti kapten atau kolonel kata sapaan ibu, Bapak, dan Drs. tidak digunakan.
g. Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar tidak berhimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.
h. Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat, tetapi ditulis penuh, yaitu Jalan, dengan huruf awal huruf kapital tanpa tanda titik atau titik dua pada akhir kata itu. Nama jalan tau gang, nomor, Rt, dan Rw ditulis lengkap dengan huruf awal huruf kapital setiap unsur alamat. Nama kota atau wilayah perlu nama provinsi, tidak ditulis dengan huruf kapital semua, tetapi ditulis dengan huruf awal huruf kapital dan tidak digarisbawahi serta tidak diakhiri tanda baca apa pun, seperti tanda titik dan tanda hubung.
i. Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya, nama jabatannya saja bukan nama inisialnya.
Penulisan Alamat Salah
a. KEPADA
Yth. Bpk. SUKOCO
Kepala Biro Tata Usaha
Departemen B
JAKARTA
b. Kepada Bapak Kolonel Sangajianto
JALAN BARONDONG GARING 6
BANDUNGAN
SEMARANG
c. Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa
Jl. Daksinapati Barat IV
RAWAMANGUN
JAKARTA 13220
Penulisan Alamat Benar
a. Yth. Bapak Sukoco
Kepala Biro Tata Usaha
Departemen A
Jalan Sarlitan Raya 17
Jakarta
b. Yth. Kolonel Sangajianto
Jalan Barondong Garing 6
Bandungan
Semarang
c. Yth. Kepala Pusat Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220
5 Penulisan Salam
Dalam penulisan surat terdapat dua buah salam, yaitu (1) salam pembuka dan (2) salam penutup. Penulisan kedua bentuk salam itu merupakan awal dalam berkomunikasi antara penulis surat dan penerima surat.
Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat, di atas kalimat pembuka isi surat. Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan bawah.
Salam pembuka yang lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat dengan ketentuan sebagai berikut.
a. Huruf pertama kata dengan pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kapital (Dengan).
b. Huruf pertama kata hormat pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kecil, bukan huruf kapital (hormat).
c. Pada akhir ungkapan salam pembuka itu dihubungkan tanda koma, bukan tanda titik, tanda seru, atau titik dua (Dengan hormat,)
Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah:
Salam Pembuka Surat
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Saudara.....,
Saudara.....yang terhormat,
Ibu ........ yang terhormat,
Bapak .....yang terhormat,
Salam Pembuka Khusus
Assalamu Alaikum wr.wb,
Salam Pramuka,
Salam perjuangan,
Merdeka,
Penulisan ungkapan salam pembuka yang tidak cermat adalah Dengan Hormat; Salam Sejahtera; Saudara Tuti yang Terhormat.
Penulisan ungkapam salam pembuka yang cermat adalah
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Saudara Tuti yang terhormat,
Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam dengan ketentuan sebagai berikut.
a. Huruf pertama kata hormat, salam, dan wasalam ditulis dengan huruf kapital.
b. Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma, bukan tanda titik atau tanda baca lain, atau tanpa tanda apa-apa.
Penulisan ungkapan salam penutup yang tidak cermat adalah
Hormat Saya.
Atau tanda baca lainya, atau tanpa tanda apa-apa.
Penulisan ungkapan salam penutup yang tidak cermat adalah
Salam Penutup
Hormat Saya. Salam Takzim,
Hormat Kami! Wasalam-
Penulisan ungkapan salam penutup yang cermat adalah
Hormat saya,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wasalam,
6 Isi Surat
Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka, bagian kedua merupakan paragraf isi, dan bagian ketiga merupakan paragraf penutup.
Paragraf pembuka berisi pemberitahuan, pertanyaan, atau permintaan.
a. Kami ingin memberitahukan kepada Saudara bahwa ....
b. Salah satu kegiatan Proyek Penelitian adalah meneliti sastra lisan Bugis. Sehubungan dengan itu, ...
c. Pada tanggal 14-18 Juli 2007 kami akan mengadakan Penataran Kebahasaan I. Tujuan Penataran itu adalah sebagai berikut.
d. Himpunan Pembinaan Bahasa Indonesia akan menelenggarakan Seminar Pengajar Bahasa Indonesia, pada tanggal 5-6 Februari 2007, di Wisma Samudra, Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun, Jakarta.
Paragraf Pembuka Berisi Jawaban
a. Pernyataan Saudara yang tertera pada surat Saudara tanggal 10 Januari 2006, No. 05/Dilat/I/XI/2006 akan kami jawab sebagai berikut.
b. Surat Anda telah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan hal berikut.
c. Sesuai dengan permintaan Saudara dalam surat tanggal 4 Januari 2006, No 29/H/PU/2006, bersama ini kami kirimkan seberkas syarat perjanjian kerja.
Dalam paragraf ini dikemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. Namun, isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.
Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.
Contoh paragraf penutup.
a. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
b. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih
c. Besar harapan kami, Saudara memanfaatkan sumbangan kami
d. Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara
Contoh ketidakcermatan dalam penulisan paragraf penutup seperti tertera di bawah ini.
a. Atas perhatianya, diucapkan terima kasih
b. Demikianlah harap maklum
c. Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya, dihaturkan beribu-ribu teerima kasih
d. Sambil menunggu kelengkapan data dan persyaratan tersebut di atas kami ucapkan terimakasih atas perhatian dan kerjasamanya yang baik selama ini.
e. Demikian agar petunjuk Bapak Kepala Badan tersebut dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.
f. Demikian pemberitahuan kami atas perhatian dan kerja sama Saudara, disampaikan terima kasih.
Penulisan paragraf penutup itu dapat dicermatkan sebagai berikut.
a. Atas perhatian Saudara (Bapak), kami ucapkan terima kasih
b. Ungkapan Demikianlah harap maklum sebaiknya diubah menjadi Atas perhatian Saudara (Bapak), kami ucapkan terima kasih.
c. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.
d. Kami mengharapkan Saudara agar melaksanakan petunjuk Kepala Badan dengan sebaik-baiknya.
e. Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
7 Penulisan Nama Pengirim
Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda di bawah salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. Dalam penulisan nama pengirim perlu diperhatikan hal sebagai berikut.
a. Penulisan tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tetapi menggunakan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama.
b. Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri tanda titik.
c. Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.
Contoh:
Yang dianjurkan Yang tidak dianjurkan
1. Drs. Doni Susanto (Drs. DONI SUSANTO)
Kepala Kepala
2. Kepala Kepala
Drs. Doni Susanto Drs. DONI SUSANTO
NIP 130130130 NIP. 130.130.130
8 Penulisan Tembusan Surat
Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal kapital (Tembusan) diletakkan disebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan nomor dan hal, serta sejajar dengan nama penanggung jawab surat. Tulisan tembusan disertai dengan titik dua (:) tanpa digarisbawahi.
a. Jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu orang, rincian tembusan diberi nomor urut sesuai dengan jenjang jabatan pada instansi itu, jika pihak yang diberi tembusan hanya satu, rincian tidak diberi nomor.
b. Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang dan bukan nama kantor atau instansi.
c. Dalam tembusan tidak digunakan ungkapan Kepada Yth. atau Yth.
d. Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian, untuk menjaadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang mengikat.
e. Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan arsip atau pertinggal karena setiap surat dinas itu harus memiliki arsip.
Contoh:
Penulisan Tembusan yang Tidak Dianjurkan
a. Tembusan
1. Kepada Yth. Bapak Kepala
Pengadilan Negeri Jakarta (sebagai laporan)
2. Bapak Marimutu Sinivasan (agar diperhatikan)
b. Tembusan yang terhormat:
Bapak Kepala Badan Pengujian
(sebagai laporan)
c. Tembusan:
1. Kepada Yth. Direktur
Pemilihan Bahan (sebagai laporan)
2. Yth. Kepala Bagian Perlengkapan
(untuk dilaksanakan)
3. Sdr. Dra. Sabaindah
4. Pertinggal.-
Penulisan Tembusan yang Dianjurkan
Tembusan:
Kepala Bagian Perlengkapan
Tembusan:
Kepala Pengendali Mutu
Tembusan:
Kepala Badan Pengujian
Tembusan:
1. Direktur Pemilihan Badan
2. Kepala Bagian Perlengkapan
3. Dra. Sabaindah
9 Penulisan Inisial
Inisial atau sandi ditempatkan pada bagian paling bawah. Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial berguna untuk keperluan pengirim surat. Oleh karena itu, sebaiknya ditulis surat yang diarsipkan saja. Misalnya:
IH/PA
IH singkatan nama pengonsep surat yaitu Iin Hendrayani.
PA singkatan nama pengetik surat yaitu Purnama Alam.
Senin, 04 Oktober 2010
Minggu, 03 Oktober 2010
Surat Resmi
Surat adalah suatu sarana komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak itu disebut surat-menyurat atau korespondensi. Dengan kata lain, surat-menyurat itu merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis (Arifin, 2006:8).
Meskipun manusia telah menemukan peralatan yang canggih dalam teknologi komunikasi modern seperti radio, telepon, televisi, surat tetap diperlukan. Munculnya alat-alat canggih tersebut tidak mungkin menghilangkan peran surat sebagai sarana komunikasi tertulis. Sebab itu, surat memiliki kelebihan tersendiri. Finoza (1991:5) mengemukakan kelebihan surat seperti berikut:
a. Surat merupakan bukti otentik atau bukti ”hitam di atas putih”.
b. Biaya pengirimannya relatif murah jika dibandingkan dengan pembicaraan telepon jarak jauh.
c. Surat juga lebih menjamin kerahasiaan.
d. Penyampaian maksud melalui surat terasa lebih formal jika dibandingkan dengan penyampaian secara lisan.
2.1.2 Fungsi Surat
Selain sdbagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai berikut:
a. alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan;
b. alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian
c. alat untuk mengingat, misalnya surat-surat yang diarsipkan;
d. bukti historis, misalnya surat-surat yang bersejarah;
e. pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah.
(Arifin, 2006:8).
Secara khusus, Arifin (dalam Rahardi, 2008:17) menjelakan bahwa fungsi surat-surat dinas sebagai berikut:
a. Surat dinas sebagai bukti nyata hitam di atas putih terutama untuk surat-surat perjanjian.
b. Surat dinas sebagai alat pengingat kerena surat dapat diarsipkan dan dapat dilhat lagi jika diperlukan.
c. Surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi.
d. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi.
e. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas dari pengirimnya.
Berdasarkan fungsi surat-surat di atas maka dapat dikemukakan kekurangan-kekurangan yang dimiliki oleh sebuah surat. Kekurangan-kekurangan yang dimaksud adalah sebagai berikut:
a. pengirim memerlukan waktu yang lama untuk mendapatkan balasan,
b. ada kemungkinan surat salah alamat atau terlambat tiba di alamat tujuan,
c. memungkinkan adanya kesalahpahaman antara penulis dan pembaca,
d. ketidaklengkapan unsur suprasegmental dan tanda baca menyebabkan isi surat sulit dipahami,
e. hanya sedikit yang diungkapkan karena keterbatasan halaman,
f. penulis dan pembaca surat dituntut menguasai bahasa tulis yang memadai,
g. harus ada pembawa.
Meskipun manusia telah menemukan peralatan yang canggih dalam teknologi komunikasi modern seperti radio, telepon, televisi, surat tetap diperlukan. Munculnya alat-alat canggih tersebut tidak mungkin menghilangkan peran surat sebagai sarana komunikasi tertulis. Sebab itu, surat memiliki kelebihan tersendiri. Finoza (1991:5) mengemukakan kelebihan surat seperti berikut:
a. Surat merupakan bukti otentik atau bukti ”hitam di atas putih”.
b. Biaya pengirimannya relatif murah jika dibandingkan dengan pembicaraan telepon jarak jauh.
c. Surat juga lebih menjamin kerahasiaan.
d. Penyampaian maksud melalui surat terasa lebih formal jika dibandingkan dengan penyampaian secara lisan.
2.1.2 Fungsi Surat
Selain sdbagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai berikut:
a. alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan;
b. alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian
c. alat untuk mengingat, misalnya surat-surat yang diarsipkan;
d. bukti historis, misalnya surat-surat yang bersejarah;
e. pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah.
(Arifin, 2006:8).
Secara khusus, Arifin (dalam Rahardi, 2008:17) menjelakan bahwa fungsi surat-surat dinas sebagai berikut:
a. Surat dinas sebagai bukti nyata hitam di atas putih terutama untuk surat-surat perjanjian.
b. Surat dinas sebagai alat pengingat kerena surat dapat diarsipkan dan dapat dilhat lagi jika diperlukan.
c. Surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi.
d. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi.
e. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas dari pengirimnya.
Berdasarkan fungsi surat-surat di atas maka dapat dikemukakan kekurangan-kekurangan yang dimiliki oleh sebuah surat. Kekurangan-kekurangan yang dimaksud adalah sebagai berikut:
a. pengirim memerlukan waktu yang lama untuk mendapatkan balasan,
b. ada kemungkinan surat salah alamat atau terlambat tiba di alamat tujuan,
c. memungkinkan adanya kesalahpahaman antara penulis dan pembaca,
d. ketidaklengkapan unsur suprasegmental dan tanda baca menyebabkan isi surat sulit dipahami,
e. hanya sedikit yang diungkapkan karena keterbatasan halaman,
f. penulis dan pembaca surat dituntut menguasai bahasa tulis yang memadai,
g. harus ada pembawa.
Kotak Sandiwara
Setahun,
senyummu api dan duri
bahagia mengiris tapi senyummu ronta
dalam kotak boneka
rintih, seperti lipatan ombak
bergemuruh di setiap gumpalan
haruskah tunduk agar embun membasah?
Rhyz, 2010
senyummu api dan duri
bahagia mengiris tapi senyummu ronta
dalam kotak boneka
rintih, seperti lipatan ombak
bergemuruh di setiap gumpalan
haruskah tunduk agar embun membasah?
Rhyz, 2010
Sabtu, 02 Oktober 2010
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia pada zaman modern ini. Hal ini terlihat dari munculnya berbagai perusahaan jasa yang mengelola pengiriman surat dan barang, baik yang dibina oleh pemerintah maupun oleh badan swasta. Surat memiliki peranan yang sangat penting dalam urusan-urusan kedinasan, denyut kehidupan sebuah instansi tidak bisa lepas dari yang namanya surat.
Alat komunikasi dewasa ini secara umum berkembang dengan pesat, antara lain seperti telepon jarak jauh, radio, televisi, teleks, dan sebagainya. Namun peran surat tidaklah menjadi semakin kecil. Hal ini disebabkan surat memiliki kelebihan tersendiri dibandingkan dengan alat komunikasi yang lain. Kelebihan itu terletak pada sifat surat yang merupakan bukti “hitam di atas putih” dan pedoman kerja. Hal ini disebabkan instansi memerlukan dokumen tertulis yang dapat menjadi bukti yang sah dikemudian hari. Kemajuan teknologi komunikasi ternyata tidak mampu menggantikan sepenuhnya fungsi surat.
Surat menjadi media komunikasi yang diperhatikan dalam banyak hal. Ini tampak dari banyaknya buku yang berhubungan dengan surat-menyurat yang telah diterbitkan. Hanya saja, masih ada aspek yang terlewatkan. Dari berbagai buku yang telah diterbitkan, yang sering dibahas yaitu tentang format dan jenis surat, tetapi masalah penggunaan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) dan penggunaan bahasa surat bahasa masih kurang diperhatikan. Padahal penggunaan aspek kebahasaan dalam surat–menyurat merupakan aspek yang sangat penting.
Bahasa memegang peranan yang sangat penting dalam surat-menyurat. Proses komunikasi menjadi tidak efektif apabila masalah penggunaan bahasa tidak diperhatikan. Bahasa tidak hanya befungsi sebagai sarana komunikasi, tetapi juga merupakan duta organisasi. Dari bahasa itulah kepribadian dan cara kerja lembaga atau pengirimnya akan mewarnainya secara jelas, dan berperan penting dalam pencapaian antara keberhasilan. Penggunaan bahasa yang cermat dan efektif dapat menyampaikan pikiran, pendapat, dan gagasan atau informasi yang tepat sehingga tujuan menulis surat dapat tercapai.
Menurut Finoza (1991:6) masih banyak kesalahan yang terjadi pada penulisan surat. Kesalahan yang mewarnai surat-surat, baik pada instansi pemerintah maupun lembaga sosial dan perusahaan-perusahaan, sudah menjadi ”penyakit administrasi” pada lembaga-lembaga tersebut. Selanjutnya menurut (Harijaty dalam Wasila, 2004:2) hal tersebut disebabkan, antara lain (a) kecenderungan meniru surat yang telah ada, (b) pengaruh bahasa tutur atau bahasa daerah, dan (c) tidak mengetahui kata yang benar. Kenyataan-kenyataan yang telah disebutkan oleh Harijaty sebenarnya tidak perlu terjadi sebab telah banyak bahan yang dapat menuntun untuk menggunakan bahasa Indonesia secara baik dan benar dalam penulisan surat-menyurat, seperti ”Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan” oleh Depdikbud, ”Dasar-dasar Bahasa Indonesia Baku” oleh Suryaman, ”Bahasa Surat” oleh Pusat Bahasa, dan berbagai buku penuntun surat-menyurat yang terdapat di pasar dan toko-toko buku. Kegiatan pelatihan serta penataran atau penyuluhan tentang surat-surat yang dikeluarkan oleh berbagai instansi masih sering mengandung kesalahan berbahasa baik dalam hubungan dengan isi surat maupun bahasa suratnya.
Surat yang dikeluarkan oleh instansi resmi wajib memperhatikan unsur-unsur di atas, maka surat-menyurat di instansi resmi tersebut digolongkan ke dalam media komunikasi resmi. Hal tersebut berarti keresmian menandai pula komunikasi tersebut. Dengan demikian, bahasa yang digunakan adalah bahasa Indonesia ragam resmi.
Sepanjang pengetahuan penulis, penelitian tentang analisis kesalahan berbahasa Indonesia dalam surat-surat keluar relatif banyak dilakukan oleh peneliti sebelumnya, antara lain dilakukan oleh Nurnia (Skripsi, 2004) yang membahas tentang ”Analisis Kesalahan Berbahasa Indonesia pada Surat-surat Keluar Tahun 2001–2002 di PT Aneka Tambang Tbk, Pomalaa Kabupaten Kolaka”. Aswin (Skripsi, 2008) yang membahas tentang ”Analisis Kesalahan Penulisan Bahasa Indonesia pada Surat-surat Keluar Tahun 2007 di PT Swara Alam Kendari Televisi”.
Tingkat keresmian bahasa surat dapat diwujudkan dengan tingkat kebakuan dan kebenaran bahasa yang digunakan. Bahasa baku adalah ragam bahasa yang mengikuti kaidah bahasa Indonesia, baik yang menyangkut ejaan, lafal, bentuk kata, struktur kalimat dan digunakan sebagai bahasa formal yang tunduk pada ketetapan yang telah dibuat dan disepakati bersama dalam situasi resmi. Penggunaan bahasa baku dapat membawa wibawa seseorang dan dipandang sebagai lambang status sosial yang tinggi dan merupakan kerangka acuan. Dari hasil observasi awal mengenai persuratan, bahwa mereka hanya berdasarkan pengalaman kerja dan merasa mampu pada bidang tersebut.
”Pada format penulisan surat di TVRI secara umum kami buat berdasarkan format yang kami buat sendiri atau mengikuti yang sudah ada dan karyawan disini tidak ada spesialis bahasa Indonesia” (Yunus, seksi berita Maret 2010).
Contoh penulisan kepala surat di TwRI Stasiun Sulawesi Tenggara.
LPP. TELEVISI REPUBLIK INDONESIA
STASIUN SULAWESI TENGGARA
Jl. Jend. A. Yani No. 71 Wua-wua Kode Pos (93117)
Telp. (0401) 3960625 Fax. (0401) 390625
Seharusnya
LEMBAGA PENYIARAN PUBLIK
TELEVISI REPUBLIK INDONESIA
STASIUN SULAWESI TENGGARA
Jalan Jenderal Ahmad Yani Nomor 71 Wua-wua Kendari Kode Pos (93117)
Telepon (0401) 3960625 Faksimile (0401) 390625
Sikap positif penulis surat tersebut masih kurang dalam penggunaan bahasa Indonesia tulis yang benar. Umumnya mereka memandang penggunaan bahasa dalam surat hanya dalam batas fungsinya sebagai alat komunikasi dan belum menyikapinya sebagai perwujudan ekspresi diri dan tata budaya yang dapat mempengaruhi prestise jawatan atau kantor tempat mereka bekerja.
Berdasarkan hal tersebut, peneliti tertarik untuk menganalisis kesalahan penggunaan bahasa Indonesia pada surat-surat keluar di LPP TVRI Stasiun Sulawesi Tenggara tahun 2008 bagian seksi berita.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang, maka dirumuskan permasalahan penelitian yaitu bagaimanakah kesalahan penggunaan bahasa Indonesia pada surat-surat keluar bagian seksi berita di LPP TVRI Stasiun Sulawesi Tenggara tahun 2008?
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.3.1 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan kesalahan penggunaan bahasa Indonesia di dalam surat-surat keluar bagian seksi berita di LPP TVRI Stasiun Sulawesi Tenggara tahun 2008.
1.3.2 Manfaat Penelitian
Setelah memperoleh data dan informasi tentang kesalahan penggunaan bahasa Indonesia pada surat-surat keluar bagian seksi berita di LPP TVRI Stasiun Sulawesi Tenggara tahun 2008, diharapkan penelitian ini memberikan manfaat sebagai berikut:
a. Menjadi bahan informasi bagi para pengonsep dan pengetik surat bagian seksi berita di LPP TVRI Stasiun Sulawesi Tenggara mengenai penggunaan bahasa surat yang benar.
b. Sebagai bahan acuan dalam pembuatan surat-surat selanjutnya di LPP TVRI Stasiun Sulawesi Tenggara.
c. Sebagai sumber referensi bagi para siswa maupun guru yang mempelajari tata cara penulisan surat sesuai dengan tuntutan kurikulum yang mengajarkan bagaimana menulis surat yang baik utamanya siswa SMP dan SMA.
d. Sebagai bahan bagi peneliti selanjutnya yang berkaitan dengan penelitian ini.
1.4 Ruang Lingkup
Adapun ruang lingkup penelitian ini dibatasi pada:
1) Penggunaan kaidah-kaidah penulisan surat dinas
2) Ejaan Yang Disempurnakan (EYD)
a. Tanda baca yang terdiri:
1. Tanda titik (.)
2. Tanda koma (,)
3. Tanda titik dua (:)
4. Tanda titik koma (;)
5. Tanda hubung (-)
6. Tanda garis miring (/)
b. Penggunaan huruf kapital
1.5 Definisi Operasional
a. Analisis adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan dan sebagainya) sebab-musabab, duduk persoalan dan sebagainya (dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia), terbitan Balai Pustaka Depdikbud 1990.
b. Kesalahan berbahasa Indonesia adalah suatu analisis menuju pada kegiatan menganalisis kesalahan bahasa Indonesia, menemukan, mengidentifikasi, menghitung frekuensi, dan menemukan sumber kesalahan (Nurgiyantoro:1988).
c. Analisis kesalahan berbahasa Indonesia adalah suatu prosedur kerja yang biasa digunakan oleh peneliti atau guru bahasa, yang meliputi kegiatan mengumpulkan sampel kesalahan, mengidentifikasi kesalahan yang terdapat dalam sampel, menjelaskan kesalahan tersebut, mengklasifikasi kesalahan itu, dan mengevaluasi taraf keseriusan kesalahan itu (Depdikbud 1996:25).
d. Surat-surat keluar tahun 2008 di LPP TVRI Stasiun Sulawesi Tenggara adalah sampel surat-surat keluar bagian seksi berita yang dibatasi pada surat dinas tahun 2008 di LPP TVRI Stasiun Sulawesi Tenggara.
Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia pada zaman modern ini. Hal ini terlihat dari munculnya berbagai perusahaan jasa yang mengelola pengiriman surat dan barang, baik yang dibina oleh pemerintah maupun oleh badan swasta. Surat memiliki peranan yang sangat penting dalam urusan-urusan kedinasan, denyut kehidupan sebuah instansi tidak bisa lepas dari yang namanya surat.
Alat komunikasi dewasa ini secara umum berkembang dengan pesat, antara lain seperti telepon jarak jauh, radio, televisi, teleks, dan sebagainya. Namun peran surat tidaklah menjadi semakin kecil. Hal ini disebabkan surat memiliki kelebihan tersendiri dibandingkan dengan alat komunikasi yang lain. Kelebihan itu terletak pada sifat surat yang merupakan bukti “hitam di atas putih” dan pedoman kerja. Hal ini disebabkan instansi memerlukan dokumen tertulis yang dapat menjadi bukti yang sah dikemudian hari. Kemajuan teknologi komunikasi ternyata tidak mampu menggantikan sepenuhnya fungsi surat.
Surat menjadi media komunikasi yang diperhatikan dalam banyak hal. Ini tampak dari banyaknya buku yang berhubungan dengan surat-menyurat yang telah diterbitkan. Hanya saja, masih ada aspek yang terlewatkan. Dari berbagai buku yang telah diterbitkan, yang sering dibahas yaitu tentang format dan jenis surat, tetapi masalah penggunaan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) dan penggunaan bahasa surat bahasa masih kurang diperhatikan. Padahal penggunaan aspek kebahasaan dalam surat–menyurat merupakan aspek yang sangat penting.
Bahasa memegang peranan yang sangat penting dalam surat-menyurat. Proses komunikasi menjadi tidak efektif apabila masalah penggunaan bahasa tidak diperhatikan. Bahasa tidak hanya befungsi sebagai sarana komunikasi, tetapi juga merupakan duta organisasi. Dari bahasa itulah kepribadian dan cara kerja lembaga atau pengirimnya akan mewarnainya secara jelas, dan berperan penting dalam pencapaian antara keberhasilan. Penggunaan bahasa yang cermat dan efektif dapat menyampaikan pikiran, pendapat, dan gagasan atau informasi yang tepat sehingga tujuan menulis surat dapat tercapai.
Menurut Finoza (1991:6) masih banyak kesalahan yang terjadi pada penulisan surat. Kesalahan yang mewarnai surat-surat, baik pada instansi pemerintah maupun lembaga sosial dan perusahaan-perusahaan, sudah menjadi ”penyakit administrasi” pada lembaga-lembaga tersebut. Selanjutnya menurut (Harijaty dalam Wasila, 2004:2) hal tersebut disebabkan, antara lain (a) kecenderungan meniru surat yang telah ada, (b) pengaruh bahasa tutur atau bahasa daerah, dan (c) tidak mengetahui kata yang benar. Kenyataan-kenyataan yang telah disebutkan oleh Harijaty sebenarnya tidak perlu terjadi sebab telah banyak bahan yang dapat menuntun untuk menggunakan bahasa Indonesia secara baik dan benar dalam penulisan surat-menyurat, seperti ”Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan” oleh Depdikbud, ”Dasar-dasar Bahasa Indonesia Baku” oleh Suryaman, ”Bahasa Surat” oleh Pusat Bahasa, dan berbagai buku penuntun surat-menyurat yang terdapat di pasar dan toko-toko buku. Kegiatan pelatihan serta penataran atau penyuluhan tentang surat-surat yang dikeluarkan oleh berbagai instansi masih sering mengandung kesalahan berbahasa baik dalam hubungan dengan isi surat maupun bahasa suratnya.
Surat yang dikeluarkan oleh instansi resmi wajib memperhatikan unsur-unsur di atas, maka surat-menyurat di instansi resmi tersebut digolongkan ke dalam media komunikasi resmi. Hal tersebut berarti keresmian menandai pula komunikasi tersebut. Dengan demikian, bahasa yang digunakan adalah bahasa Indonesia ragam resmi.
Sepanjang pengetahuan penulis, penelitian tentang analisis kesalahan berbahasa Indonesia dalam surat-surat keluar relatif banyak dilakukan oleh peneliti sebelumnya, antara lain dilakukan oleh Nurnia (Skripsi, 2004) yang membahas tentang ”Analisis Kesalahan Berbahasa Indonesia pada Surat-surat Keluar Tahun 2001–2002 di PT Aneka Tambang Tbk, Pomalaa Kabupaten Kolaka”. Aswin (Skripsi, 2008) yang membahas tentang ”Analisis Kesalahan Penulisan Bahasa Indonesia pada Surat-surat Keluar Tahun 2007 di PT Swara Alam Kendari Televisi”.
Tingkat keresmian bahasa surat dapat diwujudkan dengan tingkat kebakuan dan kebenaran bahasa yang digunakan. Bahasa baku adalah ragam bahasa yang mengikuti kaidah bahasa Indonesia, baik yang menyangkut ejaan, lafal, bentuk kata, struktur kalimat dan digunakan sebagai bahasa formal yang tunduk pada ketetapan yang telah dibuat dan disepakati bersama dalam situasi resmi. Penggunaan bahasa baku dapat membawa wibawa seseorang dan dipandang sebagai lambang status sosial yang tinggi dan merupakan kerangka acuan. Dari hasil observasi awal mengenai persuratan, bahwa mereka hanya berdasarkan pengalaman kerja dan merasa mampu pada bidang tersebut.
”Pada format penulisan surat di TVRI secara umum kami buat berdasarkan format yang kami buat sendiri atau mengikuti yang sudah ada dan karyawan disini tidak ada spesialis bahasa Indonesia” (Yunus, seksi berita Maret 2010).
Contoh penulisan kepala surat di TwRI Stasiun Sulawesi Tenggara.
LPP. TELEVISI REPUBLIK INDONESIA
STASIUN SULAWESI TENGGARA
Jl. Jend. A. Yani No. 71 Wua-wua Kode Pos (93117)
Telp. (0401) 3960625 Fax. (0401) 390625
Seharusnya
LEMBAGA PENYIARAN PUBLIK
TELEVISI REPUBLIK INDONESIA
STASIUN SULAWESI TENGGARA
Jalan Jenderal Ahmad Yani Nomor 71 Wua-wua Kendari Kode Pos (93117)
Telepon (0401) 3960625 Faksimile (0401) 390625
Sikap positif penulis surat tersebut masih kurang dalam penggunaan bahasa Indonesia tulis yang benar. Umumnya mereka memandang penggunaan bahasa dalam surat hanya dalam batas fungsinya sebagai alat komunikasi dan belum menyikapinya sebagai perwujudan ekspresi diri dan tata budaya yang dapat mempengaruhi prestise jawatan atau kantor tempat mereka bekerja.
Berdasarkan hal tersebut, peneliti tertarik untuk menganalisis kesalahan penggunaan bahasa Indonesia pada surat-surat keluar di LPP TVRI Stasiun Sulawesi Tenggara tahun 2008 bagian seksi berita.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang, maka dirumuskan permasalahan penelitian yaitu bagaimanakah kesalahan penggunaan bahasa Indonesia pada surat-surat keluar bagian seksi berita di LPP TVRI Stasiun Sulawesi Tenggara tahun 2008?
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.3.1 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan kesalahan penggunaan bahasa Indonesia di dalam surat-surat keluar bagian seksi berita di LPP TVRI Stasiun Sulawesi Tenggara tahun 2008.
1.3.2 Manfaat Penelitian
Setelah memperoleh data dan informasi tentang kesalahan penggunaan bahasa Indonesia pada surat-surat keluar bagian seksi berita di LPP TVRI Stasiun Sulawesi Tenggara tahun 2008, diharapkan penelitian ini memberikan manfaat sebagai berikut:
a. Menjadi bahan informasi bagi para pengonsep dan pengetik surat bagian seksi berita di LPP TVRI Stasiun Sulawesi Tenggara mengenai penggunaan bahasa surat yang benar.
b. Sebagai bahan acuan dalam pembuatan surat-surat selanjutnya di LPP TVRI Stasiun Sulawesi Tenggara.
c. Sebagai sumber referensi bagi para siswa maupun guru yang mempelajari tata cara penulisan surat sesuai dengan tuntutan kurikulum yang mengajarkan bagaimana menulis surat yang baik utamanya siswa SMP dan SMA.
d. Sebagai bahan bagi peneliti selanjutnya yang berkaitan dengan penelitian ini.
1.4 Ruang Lingkup
Adapun ruang lingkup penelitian ini dibatasi pada:
1) Penggunaan kaidah-kaidah penulisan surat dinas
2) Ejaan Yang Disempurnakan (EYD)
a. Tanda baca yang terdiri:
1. Tanda titik (.)
2. Tanda koma (,)
3. Tanda titik dua (:)
4. Tanda titik koma (;)
5. Tanda hubung (-)
6. Tanda garis miring (/)
b. Penggunaan huruf kapital
1.5 Definisi Operasional
a. Analisis adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan dan sebagainya) sebab-musabab, duduk persoalan dan sebagainya (dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia), terbitan Balai Pustaka Depdikbud 1990.
b. Kesalahan berbahasa Indonesia adalah suatu analisis menuju pada kegiatan menganalisis kesalahan bahasa Indonesia, menemukan, mengidentifikasi, menghitung frekuensi, dan menemukan sumber kesalahan (Nurgiyantoro:1988).
c. Analisis kesalahan berbahasa Indonesia adalah suatu prosedur kerja yang biasa digunakan oleh peneliti atau guru bahasa, yang meliputi kegiatan mengumpulkan sampel kesalahan, mengidentifikasi kesalahan yang terdapat dalam sampel, menjelaskan kesalahan tersebut, mengklasifikasi kesalahan itu, dan mengevaluasi taraf keseriusan kesalahan itu (Depdikbud 1996:25).
d. Surat-surat keluar tahun 2008 di LPP TVRI Stasiun Sulawesi Tenggara adalah sampel surat-surat keluar bagian seksi berita yang dibatasi pada surat dinas tahun 2008 di LPP TVRI Stasiun Sulawesi Tenggara.
Langganan:
Postingan (Atom)